Arbeiten mit iPad – «Nach zwei Tagen hast du den Dreh raus»
Neue Technik zu lernen, kann schwierig sein. Das gilt nicht für dieses Tool: Ein iPad ist der treueste Begleiter jeder Kundenschreinerin und jedes Kundenschreiners bei Schreiner48. Auch Projektleiter und Kundenschreiner Thomas Weber macht damit, wie er selbst sagt, «schlichtweg alles».
Praktischer Alltagshelfer
Stunden eintragen, Masse aufzeichnen oder Rechnungen und Offerten schreiben: «Was wir früher mit Stift und Papier gemacht haben, machen wir heute mit dem iPad.» Das vereinfacht vieles: «Das benötigte Material kann ich ganz einfach in das Programm eintragen und direkt weiterverrechnen.»
Auch Rechnungen auszustellen, ist dank des iPads ein Kinderspiel: «Wir haben bereits vorgefertigte Texte, die ich entweder gleich übernehmen oder, je nach Bedarf, anpassen kann.» Dasselbe gilt für Offerten: «Wer nicht gerne schreibt, kann mit der Sprach-zu-Text-Funktion auch einfach aufnehmen, was genau die Offerte umfassen soll.» Ein weiterer Vorteil ist für Thomas die Zeitersparnis: «Wenn ich mal auf einen Kunden warten muss, zücke ich das iPad und kann die Zeit sinnvoll nutzen.»
All diese Funktionen mögen schwierig klingen, doch Thomas versichert: «Es ist wirklich keine Hexerei! Wer mit dem Handy klarkommt, kommt auch mit dem iPad zurecht.»
Auftrag abschliessen leicht gemacht:
Dein Tag im Überblick: Unter dem Reiter «Tour» siehst du auf einen Blick alle wichtigen Informationen zum Auftrag: Wann du wohin fahren musst, was zu erledigen ist oder ob besonderes Material bestellt wurde, das du zum Auftrag mitnehmen musst.
Mehr Informationen zum Auftrag: Unter dem Reiter «Aufträge» siehst du den Auftrag im Detail. Wie zum Beispiel die Kontaktdaten des Kunden wie Name und Adresse sowie genauere Informationen, z.B. ob du den Auftrag auch sofort ohne Offerte erledigen kannst.
Stundenerfassung leicht gemacht: Sobald du beim Kunden geparkt hast und aussteigst, zückst du dein iPad und klickst auf «Ich bin angekommen». So ist klar, wann du mit der Arbeit begonnen hast.
Rechnungstext? Kein Problem: Wenn du deine Arbeit beendet hast und du wieder im Fahrzeug sitzt, kannst du die Rechnung schreiben. Dazu wählst du einfach den passenden Rechnungstext für den abgeschlossenen Auftrag aus. Eine Auswahl solcher Texte siehst du im Bild.
Schnell erledigt: Hast du den passenden Text für den Auftrag gefunden, wählst du ihn einfach mit einem Klick auf die Nummer (T0460) aus. Wenn der bereits vorgeschriebene Text nicht alles Wichtige umfasst, kannst du den Rechnungstext je nach Bedarf anpassen.
Material aussuchen: Um das Material zu verrechnen, das du für den Auftrag gebraucht hast, klickst du unter dem Abschnitt «Material verrechnen» auf das Plus. Dann ploppt ein Fenster auf und du brauchst nur noch das gebrauchte Material auszuwählen.
Auftrag abschliessen: Herzliche Gratulation, du hast deinen ersten Auftrag abgeschlossen! Nachdem du letzte Details wie die Fahrzeugpauschale hinzugefügt hast, klickst du auf den Button «Ich fahre weg» und trägst die entsprechende Zeit ein. Jetzt musst du nur noch überprüfen, ob alles passt und dann schickst du die Rechnung ab.
Vom Notizblock- zum iPad-Fan
Wie leicht der Wechsel vom Notizblock zum digitalen Helfer ist, weiss Thomas aus eigener Erfahrung. Er war bei Schreiner48 einer der Ersten, die das Tool ausprobieren durften. Missen will er es nicht mehr: «Wenn du auf dem iPad eine Linie falsch einzeichnest, drückst du einfach auf «Löschen» oder machst es mit einem Klick rückgängig.»
Und – anders als früher – speichert das iPad alles: «Als ich noch mit Papierformularen gearbeitet habe, gab es für jeden Auftrag eine Sichtmappe, in dem jedes Dokument abgelegt wurde. Dieses Mäppchen zu verlieren, war eine Todsünde.» Mit dem iPad ist das nicht mehr möglich.
Thomas ist sich sicher: «Das iPad kann jeder bedienen – egal, in welchem Alter. Nach ein bis zwei Tagen hat man den Dreh raus.» Und selbst wenn mal etwas schiefgeht, helfe man einander. «Wir benutzen alle die gleichen iPads und Programme. Wenn es Schwierigkeiten gibt, bekommt man immer Hilfe.» Das iPad begleitet Thomas inzwischen nicht nur beruflich: «Es ist so praktisch, ich habe mir sogar privat eines zugelegt.»
Offerten erstellen – einfacher als gedacht:
Hier kannst du eine Offerte erstellen: Dazu, wählst du unter «Aufträge» den Reiter «A-Beschrieb» aus. Dort siehst du den Auftrag im Detail.
Fotos hinzufügen: Du hast beim Kunden Bilder gemacht? Das macht vieles einfacher für die Offerte. Die Fotos kannst du einfach unter dem Reiter «Fotos/Dokus» hochladen.
Offerte schreiben: Wenn du alle Infos beisammen hast, um die Offerte zu erstellen, klickst du auf den Reiter «Offerte». Dort kannst du einen bereits vorbereiteten Text auswählen, der zu deinem geplanten Auftrag passt. Falls nötig kannst du diesen ebenfalls bearbeiten.
Offerte abschliessen: Ergänze die wichtigsten Angaben und Details. Auch für diesen Abschnitt stehen dir vorformulierte Texte zur Auswahl – von der Einleitung bis zur Offerte. Mit einem Klick auf «Offerte bitte fertigstellen» wird die Offerte an den Teamleiter gesendet, der die sachlichen Aspekte nochmals überprüft.